Cum le permiți clienților să își vadă și să își anuleze programările

Programările mele este zona în care clientul își poate vedea programările viitoare confirmate cu tine.

Clientul nu are nevoie de cont. Intră pe pagina ta, introduce numărul de telefon, confirmă identitatea printr-un cod de verificare și vede lista programărilor viitoare.

Anularea online este opțională. Poți activa doar vizualizarea programărilor sau poți permite și anularea lor din aceeași pagină.

Setările se găsesc în meniul Programări Online.

Pentru această funcționalitate vei folosi două zone:

• tab-ul General, unde activezi Programările mele și, dacă vrei, anulările;
• tab-ul Programările Mele, unde configurezi regulile de anulare.

În tab-ul General, activează opțiunea Activează Programările mele.

Această setare permite clientului să intre pe pagina ta și să își vadă programările viitoare confirmate.

Dacă vrei ca clientul să poată anula online, activează și opțiunea Permite anularea programărilor.

Anulările online se configurează în tab-ul Programările Mele, în zona Reguli Anulare.

4.1 Permite anularea programărilor

Dacă opțiunea Permite anularea programărilor este activă, clientul va vedea butonul Anulează pe programările care pot fi anulate.

Dacă anularea online nu este activă, clientul poate vedea programările, dar nu le poate anula din pagină. În acest caz, va trebui să te contacteze direct pentru modificări.

4.2 Setează preavizul de anulare

Câmpul Preaviz anulare stabilește limita după care o anulare este considerată tardivă.

De exemplu, dacă setezi preavizul la 24 de ore, o anulare făcută cu mai puțin de 24 de ore înainte de programare va fi marcată ca anulare tardivă.

Această regulă este importantă pentru că:

• clientul vede un avertisment când anularea este în fereastra de preaviz;
• în dialogul de anulare poate apărea un mesaj special pentru anulare tardivă;
• în aplicație, programarea va avea indicator de anulare tardivă.

4.3 Adaugă mesajul pentru anulare tardivă

În câmpul Mesaj anulare tardivă, poți scrie un mesaj care apare clientului atunci când anulează prea aproape de ora programării.

De exemplu, poți explica politica ta pentru anulările făcute cu mai puțin de 24 de ore înainte.

Mesajul este opțional. Dacă nu îl completezi, FluentLoop afișează un mesaj standard prin care clientul este anunțat că anularea este în interiorul ferestrei de anulare.

Clientul intră pe pagina ta publică și alege zona Programările mele.

Pentru a vedea programările, trebuie să își verifice identitatea:

1. introduce numărul de telefon cu care este înregistrat;
2. primește un cod de verificare;
3. introduce codul;
4. vede lista programărilor viitoare confirmate.

În listă, fiecare programare afișează data, ziua, intervalul orar, durata și tipul programării.

Dacă anularea online este activă, clientul poate apăsa Anulează pe programările disponibile pentru anulare.

La anulare, clientul vede un dialog de confirmare. Poate completa și un Motiv anulare, dar acesta este opțional. Apoi confirmă anularea.

După ce clientul anulează o programare, statusul programării se schimbă în Anulată de client.

În aplicație, anularea apare în zona de programări. În detaliile programării poți vedea:

• data anulării;
• motivul completat de client, dacă există;
• dacă anularea a fost făcută tardiv.

Indicatorul de anulare tardivă este important mai ales atunci când ai o politică de anulare legată de un anumit preaviz. Te ajută să vezi rapid dacă programarea a fost anulată prea aproape de ora stabilită.

În tabelul de programări, anulările tardive sunt marcate cu un indicator vizual. În export, există și o coloană care indică dacă anularea a fost făcută cu mai puțin de 24 de ore înainte.

Alerte pentru anulări

Cererile și anulările apar în aplicație chiar dacă nu activezi alertele pe telefon.

Dacă vrei să primești notificare când un client anulează o programare, mergi în Setări → Mesaje, în zona Alerte terapeut.

Acolo activezi evenimentul Programare anulată de client și alegi canalul de trimitere, WhatsApp sau SMS.

Este aceeași zonă în care poți activa și alerta pentru cereri noi de programare, doar că aici folosești toggle-ul pentru anulări.

Checklist înainte să activezi funcționalitatea

Înainte să folosești această funcționalitate cu clienții, verifică:

• ai activat Programările mele;
• ai decis dacă permiți sau nu anularea online;
• ai setat Preaviz anulare;
• ai completat mesajul pentru anulare tardivă, dacă ai o politică specifică;
• ai verificat cum arată pagina pentru client;
• ai activat alerta Programare anulată de client, dacă vrei notificări pe telefon.

După ce ai verificat aceste lucruri, clienții pot folosi pagina pentru a-și vedea programările și, dacă ai permis acest lucru, pentru a le anula online.