Politica de Confidențialitate

1. Scopul acestei politici

Această Politică de Confidențialitate descrie modul în care FluentLoop colectează, utilizează, stochează și protejează datele cu caracter personal, inclusiv datele obținute prin integrarea cu servicii terțe precum Google Calendar, WhatsApp și servicii de e-mail.

2. Rolurile GDPR

Terapeutul (cabinet/PFA/SRL) este Operator de date pentru datele pacienților săi.

FluentLoop acționează ca Împuternicit (processor) pentru aceste date.

Pentru datele contului de utilizator FluentLoop (terapeut), FluentLoop acționează ca Operator de date.

3. Categorii de date prelucrate

3.1 Date despre terapeuți

• nume, adresă de e-mail, date de autentificare;
• identificator Google (dacă se utilizează autentificarea Google);
• date de profil și setări ale cabinetului (ex. program, fus orar, preferințe).

3.2 Date despre pacienți / utilizatori finali

Introduse exclusiv de terapeut:

• nume și prenume;
• date de contact (telefon, e-mail);
• adresă și alte date administrative;
• programări;
• note asociate programărilor sau clientului;
• consimțăminte pentru comunicări (WhatsApp, e-mail).

3.3 Date obținute de la Google (OAuth)

În cazul conectării Google Calendar, FluentLoop poate accesa:

• adresa de e-mail Google;
• identificatorul unic al utilizatorului Google;
• lista calendarelor disponibile;
• evenimentele create, actualizate sau șterse de aplicație în calendarul ales de utilizator.

4. Cum folosim datele Google

Datele Google sunt utilizate exclusiv pentru funcționalități vizibile utilizatorului, respectiv:

• autentificare în aplicație (Google Sign-In);
• conectarea și gestionarea integrării cu Google Calendar;
• crearea, actualizarea sau ștergerea evenimentelor din Google Calendar la inițiativa terapeutului.

FluentLoop:

• nu utilizează datele Google în scopuri publicitare;
• nu analizează și nu vinde datele Google;
• nu sincronizează înapoi modificări din Google Calendar către aplicație (fără inbound sync).

5. Utilizarea WhatsApp și a emailului

Mesajele WhatsApp și e-mail sunt trimise exclusiv la inițiativa terapeutului, pe baza setărilor acestuia. Mesajele WhatsApp respectă regulile Meta (template-uri aprobate, fereastra de 24 de ore). FluentLoop nu trimite mesaje comerciale proprii către pacienți și nu utilizează aceste date în scop de marketing.

6. Stocarea și securitatea datelor

6.1 Locația datelor

Datele sunt stocate în infrastructura Supabase, cu servere localizate în Frankfurt, Germania (Uniunea Europeană).

6.2 Criptarea datelor

FluentLoop utilizează măsuri tehnice pentru protejarea datelor, inclusiv criptarea datelor (folosind algoritmul AES-256) la nivel de bază de date.

Sunt criptate, printre altele:

• datele de identificare ale pacienților (nume, adresă, telefon, e-mail, date personale);
• datele de profil ale terapeutului și ale cabinetului;
• toate notele asociate programărilor sau clienților;
• alte câmpuri sensibile introduse în aplicație.

6.3 Măsuri suplimentare de securitate

• comunicațiile sunt protejate prin HTTPS/TLS;
• accesul la date este restricționat pe bază de rol și tenant (Row Level Security);
• acces limitat intern, conform principiului „need-to-know".

7. Partajarea datelor

FluentLoop nu vinde și nu distribuie datele personale către terți în scopuri comerciale.

Datele pot fi procesate de furnizori strict necesari funcționării serviciului, precum:

• Google (Google Calendar API);
• Meta (WhatsApp Cloud API);
• furnizori de e-mail tranzacțional;
• furnizori de infrastructură cloud.

Acești furnizori acționează ca împuterniciți și sunt supuși obligațiilor contractuale de confidențialitate și securitate.

8. Retenția datelor

Datele sunt păstrate pe durata utilizării serviciului FluentLoop.

Datele asociate integrării Google Calendar (token-uri, identificatori de calendar și evenimente) sunt păstrate doar cât timp integrarea este activă.

La deconectarea integrării sau ștergerea contului, datele asociate sunt eliminate într-un termen rezonabil, cu excepția obligațiilor legale aplicabile.

9. Drepturile persoanelor vizate și ștergerea datelor

Persoanele vizate beneficiază de drepturile prevăzute de GDPR, inclusiv:

• dreptul de acces;
• dreptul la rectificare;
• dreptul la ștergere („dreptul de a fi uitat");
• dreptul la opoziție și portabilitate.

Utilizatorii pot:

• deconecta integrarea Google Calendar din aplicație;
• solicita ștergerea contului și a datelor prin e-mail.

Contact: mihai@fluentloop.ro

Autoritate de supraveghere: ANSPDCP.

10. Cookie-uri

FluentLoop utilizează cookie-uri strict necesare funcționării aplicației și, unde este cazul, cookie-uri de analiză, conform legislației aplicabile. Detalii suplimentare sunt disponibile în Politica de Cookie.

11. Modificări

Această Politică de Confidențialitate poate fi actualizată periodic. Versiunea curentă este publicată pe site-ul FluentLoop.